RECEPTIVO NOS TRANSPORTES

As áreas que disponibilizam tais serviços irão variar de acordo com a capacidade de cada destinação e de sua potencialidade quanto à infra-estrutura. 
Os transportes disponibilizados para atendimento às demandas específicas dos eventos deverão apresentar, no mínimo, as seguintes condições:


- operar a relação distância/tempo otimizadamente;

- oferecer conforto e segurança;

- disponibilizar serviços diversos de atendimento;

- apresentar rotas freqüentes.


Em se tratando de eventos de um modo geral, observa-se que o meio de transporte mais utilizado para os deslocamentos de média e longa distância é o aéreo. É usual que a empresa organizadora de evento estabeleça contato com uma companhia aérea e negocie os benefícios para o evento e para os participantes, como:



- colaboração na distribuição da folheteria do evento;

- política de preço de tarifas com descontos especiais para a ocasião;

- cortesia de bilhetes aéreos para a comissão organizadora, palestrantes e patrocinadores;

- fornecimento de material de divulgação da empresa, rota e vôo.


Dessa forma, a companhia aérea eleita será denominada "transportadora oficial do evento".
Essa prática tem sido tão bem aceita e utilizada, que diversas companhias aéreas vêm implementando um departamento específico para atender eventos de toda magnetude, com recursos humanos especialmente treinados para atender à demanda desse segmento.
Essas atribuições poderão, igualmente, estar vinculadas a uma empresa de transporte rodoviário interestadual ou outro.
Em relação aos translados internos, convencionou-se escolher uma agência de viagens ou uma agência especializada em receptivo local, que será a responsável pelo deslocamento dos palestrantes e assistentes do local de hospedagem ao local do evento, e vice-versa. Normalmente as operadoras já oferecem pacotes fechados que incluem a hospedagem, o transporte externo e interno (translado) e algum roteiro de visitação ou lazer.
Outro serviço fundamental no recebimento de palestrantes e participantes (quando for o caso) é a recepção, propriamente dita, em seus pontos de desembarque e posterior embarque. Considerando que os convidados e palestrantes podem não conhecer a localidade ou a língua local, faz-se necessária a interveniência de recepcionistas no momento de sua chegada aos aeroportos, heliportos ou outro ponto de desembarque conhecido. As recepcionistas recebem tais pessoas, orienta-as nas questões que forem necessárias e as conduzem, via translado, aos hotéis anteriormente reservados. 
Para desenvolver esse trabalho, as recepcionistas deverão tomar algumas providências que garantam o sucesso do receptivo e, conseqüentemente, do evento como:



- portar crachá de identificação;

- dominar um número razoável de outros idiomas;

- portar identificação dos idiomas que dominam;

- portar informações de identificação do evento;

- portar informações de identificação com o nome do convidado, palestrante e lista de participantes;

- portar planilha com os números dos vôos desses convidados;

- portar telefone celular ou outro meio de comunicação rápida e eficiente;

- possuir a relação dos hotéis reservados pelos convidados e participantes;

- possuir lista de números de telefones de emergência e informações da cidade-sede do evento;

- portar nomes e telefones dos membros do staff organizador do evento;

- oferecer kit de boas-vindas aos convidados, palestrantes e visitantes, contendo mapa da    cidade, folheteria do evento, informações úteis, relação de atrações e outros.

Receptivo na hospedagem
O planejamento de hospedagem segue a seguinte ordem: Escolha dos hotéis - Os hotéis são previamente visitados e analisados pelos equipamentos e serviços oferecidos. Aqueles que apresentarem a estrutura mais adequada aos participantes com melhores tarifas serão eleitos para compor o pool de hotéis a serem ofertados no processo do evento.

Reserva ou bloqueio - No planejamento do evento, é estipulado o número potencial de participantes. Com essa expectativa em números, é possível reservar ou bloquear o número de apartamentos desejado nos hotéis previamente determinados, aguardando, apenas, que os participantes confirmem suas presenças. Como se trata de um valor numérico aproximado, é comum que alguns apartamentos não sejam ocupados. Para tanto, a organização do evento estipulará uma data-limite para a confirmação das reservas, liberando o hotel após este prazo.
Confirmação da reserva - Os participantes são informados pela folheteria do evento, por e-mail ou mesmo por telefone sobre os valores relativos ao custo das diárias dos hotéis selecionados e sobre sua estrutura de acomodação. Os preços normalmente apresentam diferencial para estudantes e não-estudantes, associados e não-associados da entidade promotora do evento, ou mesmo outro desconto relacionado com a atividade enfocada no evento. Com essas informações, também deve ser divulgada a data-limite para confirmação da reserva, procedimentos para a efetivação da mesma e as formas de pagamento oferecidas.  
Por ocasião da realização de eventos em geral, a agência de viagens estará oferecendo pacotes que apresentem diversas categorias de hotéis da localidade, possibilitando a participação de todos os profissionais, estudantes e interessados na temática daquele evento em especial. Esses pacotes deverão apresentar preços especiais, com descontos exclusivos que geralmente chegam a 50%. Em alguns casos, poderá estar incluso um jantar de recepção ou pequeno coquetel, normalmente oferecido pelo pool de hotéis envolvidos no evento.
Em ocasião de realização do evento, serão destacados profissionais dos hotéis para a realização do receptivo in-door. Cabe à organização do evento vistoriar tal serviço, garantindo a qualidade total do empreendimento. 

Esses recepcionistas internos deverão:

- receber cordialmente os visitantes, conduzindo-os ao check-in;

- conduzi-los aos aposentos reservados anteriormente;
resolver imprevistos;

- auxiliar nas demandas e solicitações desses hóspedes;

- resolver questões de transportes e reservas de translados para atividades turísticas;

- reservar e orientar os hóspedes nas atividades sociais e de lazer;

- coordenar os deslocamentos dos participantes e convidados para o local de realização do evento. 


Receptivo e agenciamento
A organização do evento poderá eleger e contratar os serviços de uma agência de viagem que possa operacionalizar os procedimentos de receptivo, deixando entretanto, que os participantes tenham a liberdade de optar individualmente por tais serviços.

A agência escolhida organizará a oferta de transporte, translado, hospedagem e atividades turísticas e sociais, de acordo com as características do evento e seu público-alvo. Normalmente seus preços são diferenciados e as formas de pagamento mais atraentes.
Todas essas medidas são tomadas obedecendo-se a um programa prévio de marketing e têm como finalidade principal a promoção e venda do evento.


Atividades sociais e turísticas
A programação social complementa o evento, sendo oferecida indiscriminadamente aos participantes, podendo estes aderirem ou não à programação. Normalmente é composta de eventos culturais e atividades sociais que acontecem em decorrência do evento principal ou em temporadas específicas. Roteiros de compras também podem ser programados  e são bastante procurados por turistas quando a cidade oferece tais serviços. A programação turística poderá ser  prevista na programação do evento, devendo, entretanto, ser opcional. A organização do evento deverá contatar agências de receptivo locais e procurar os melhores pacotes turísticos e preços. Essas atividades são caracterizadas pelos passeios na cidade (sight-seeing), conhecendo seus pontos de maior interesse, pelos passeios noturnos e suas atividades sociais (night-seeing) por passeios a localidades mais próximas com interesses turísticos (excursões), podendo haver ou não, o pernoite nessas últimas.

O EVENTO DE NEGÓCIOS

Para que o evento seja considerado evento de negócios, precisa ter pelo menos, um destes objetivos:

- aperfeiçoamento cultural, científico, técnico ou profissional dos participantes;
- divulgação ou o intercâmbio de experiências e técnicas pertinentes a determinada área de conhecimento;
- congraçamento profissional e social dos participantes.

O segmento de eventos de negócios possui algumas peculiaridades que auxiliam na captação e na lucratividade de eventos subseqüentes. Cada uma delas deve ser considerada quando da escolha do tipo de evento na definição dos seus objetivos e do planejamento de marketing, a seguir:

Rotatividade da sede do evento - Normalmente os eventos são rotativos, ou seja, durante a sua realização é nomeada a Comissão Organizadora do próximo evento, bem como a data, o local e a cidade que hospedará a próxima edição. No segmento de congressos médicos, 79% dos eventos são realizados em destinos diferentes a cada edição.
Elevado número de participantes em feiras - Pelas suas características abrangentes, uma única feira pode facilmente receber milhares de visitantes. Assim, esse tipo de evento é extremamente interessante para os empreendimentos hoteleiros, especialmente os que se localizam perto de grandes centros de exposições. Atentar para o calendário de eventos desses locais é fundamental para executar um bom trabalho de vendas.
Necessidade de reciclagem profissional constante - Esta é a força motriz dos eventos, pois nenhum profissional pode deixar de atualizar e reciclar conhecimentos técnicos e específicos em sua profissão. Damos destaque aqui para a área médica, que promove anualmente um sem-número de eventos relativos a cada especialidade.
Setor de destino único e obrigatório - Como o evento é único, também deve ser o direcionamento de todo o público que dele participará. Além de ir para o mesmo local, essas pessoas devem fazê-lo no mesmo período de tempo.
Periocidade dos eventos - Quase todos esses tipos de eventos se repetem com períodos de intervalos regulares, ou seja, podem ser anuais, bienais, por exemplo. Infelizmente, essa informação básica parece passar desapercebida por vários profissionais experientes. Poucos observam e planejam suas atividades de marketing e vendas com a antecedência devida, para poder lucrar ainda mais nesse segmento de mercado.
Acontecem na baixa temporada do turismo de lazer - Para poder obter melhores condições de negociação com seus fornecedores turísticos (hotéis, companhias aéreas, agências de viagens e transportadoras terrestres) e evitar os congestionamentos de tráfego (aéreo e rodoviário) que ocorrem durante os períodos de férias escolares, os organizadores escolhem a baixa temporada para a realização de seus eventos.
Datas e temas divulgados com bastante antecedência - Quanto mais tempo se tiver para trabalhar antes do evento acontecer, maiores serão as oportunidades para conseguir realizar boas vendas de seus produtos.
Maior fidelidade e maior potencial de compra do que o turista de lazer - Está comprovado estatisticamente que o viajante a negócios e/ou de eventos consome e gasta três vezes mais do que o viajante de lazer. Além disso, se for bem atendido, são maiores as possibilidades de ele se tornar fiel.
Volume de dinheiro gerado - Já foi explicado em detalhes que o turismo de negócios é, indiscutivelmente, o melhor ou um dos melhores segmentos do turismo para trabalhar.
Duração dos eventos - De poucas horas até um dia para os eventos sociais, a duração aumenta para três a quatro dias, em média, para os eventos abertos ou fechados. Os meses de maior concentração são os de agosto, outubro e novembro.

TURISMO DE EVENTOS

É o segmento do turismo que cuida dos vários tipos de eventos que se realizam nas mais diversas áreas. São congressos, conferências, cursos, exposições, feiras, shows, simpósios, solenidades, por exemplo, que refletem o esforço mercadológico dos mais diversos setores, como as áreas médicas e de saúde, culturais, econômicas, jurídicas, artísticas, esportivas e comerciais, ao ingressarem em seus mercados potenciais com novas tecnologias, descobertas científicas e produtos.
O turismo de eventos surge com a finalidade de planejar e organizar o receptivo dessa demanda exclusiva, dando uma imagem característica àquelas localidades cujo potencial de interesse reside no fluxo nacional e internacional de negócios.
As pessoas que se dedicam à atividade de planejamento e organização de eventos, o fazem em qualquer área, inclusive a turística. Os profissionais dedicados à recepção do contingente humano que freqüenta os eventos são os que trafegam nas diretrizes do turismo, mais especificamente os especialistas no turismo de eventos. As políticas do turismo de eventos e de eventos em turismo são norteadas para uma finalidade comum - o universo do evento.
O evento em turismo
 A linha demarcatória diferencial entre os dois conceitos - eventos em turismo e turismo de eventos - ainda não é plenamente aceita e é freqüentemente confundida.
Diferentemente do turismo de eventos, o evento em turismo é todo e qualquer evento realizado nessa área, para se cumprir o objetivo de promoção divulgação de um bem ou serviço - produto turístico - utilizam-se as ferramentas e técnicas de promoção em marketing que respondam à expectativa de satisfação das motivações turísticas e proporcionem retorno que evidenciem novas condições e exigências do próprio mercado.

ATUAÇÃO DOS EVENTOS NAS DIFERENTES ESFERAS DO MARKETING

O profissional de eventos deverá estar capacitado para atuar na organização de eventos nas mais diversas áreas e suas abrangências.
Considera-se o conhecimento das esferas básicas do marketing como requisito vital para a atuação eficaz no mercado dos eventos. Essas esferas atingem, em geral, cinco pilares da sociedade contemporânea.
Marketing de serviços Considerando-se que serviços são atividades ou benefícios oferecidos de uma parte à outra e essencialmente intangíveis, não resultam em posse de bens. Os serviços são intangíveis, inseparáveis, variáveis e perecíveis; características únicas que apresentam problemas e solicitam estratégias especiais. O empreendedor deve traçar metas para tornar tais serviços tangíveis aumentando a produtividade de seus fornecedores, padronizando sua qualidade, melhorando a capacidade de ofertas e criando diferenciações competitivas com o auxílio do profissional de marketing e de eventos. O turismo faz uso constante das premissas do marketing de serviços.
Marketing de organizações As organizações também podem ser "vendidas". É o chamado marketing institucional, constituído para criar, manter e alterar comportamentos e atitudes do público-alvo diante de determinada organização. Avaliada e analisada a imagem dela, desenvolve-se um plano de marketing para gerar a imagem adequada.
Marketing de pessoas Com o mesmo peso do marketing institucional, o marketing de pessoas ata principalmente na geração da imagem adequada. É mais utilizado entre celebridades e canditados políticos. Abrangendo todas as técnicas de comunicação, o marketing de pessoas irá nortear o processo do marketing usual, com vistas a suprir as necessidades de um público específico, angariando a aprovação da sociedade, construindo uma imagem pessoal sólida que transmita confiabilidade.
Marketing de locais
o marketing de locais envolve atividades que alteram o comportamento em relação a lugares. São suas estratégias que delimitam as ações de promoção de destinos considerados turísticos, juntamente com os procedimentos do marketing de produtos e serviços.
Marketing de idéias
Também chamado marketing social, define as necessidades de mudanças e propõe nova mentalidade de uma causa ou assunto, solicitando programas que aumentem a credibilidade dessa nova idéia. Desenvolvendo canais apropriados na distribuição de idéias, o marketing social tem sido aplicado a programas de planejamento familiar, campanhas antitabagismo, programas de proteção ambiental e desenvolvimento sustentável, entre outras questões públicas sociais.
Pode-se etender que, dentro do círculo contínuo de um composto mercadológico que visa orientar a ação do marketing, está inserida a política de promoção de um produto ou serviço. Essa política se constitui na sua dilvulgação, em todos os segmentos; na seleção estratégica dos diferentes tipos de mídia e dos respectivos veículos de comunicação ; e na elaboração de mensagens eficientes e compatíveis com o repertório do público-alvo, a fim de consolidar este mesmo produto ou serviço. Hoje o evento é eleito como um dos melhores meios de comunicação dirigida e interativa.

O EVENTO COMO ESTRATÉGIA COMUNICACIONAL

Levando-se em consideração que cada evento tem um público variado e que a segmentação de mercado é uma das causas da definição das mensagens e meios de comunicação, podemos enumerar alguns dos principais segmentos de público:

• congressistas ou convencionais;
• expositores;
• colaboradores especiais;
• autoridades;
• imprensa;
• público em geral.

O evento poderá ser planejado de maneira cooperativa, sendo realizado com o produtor, distribuidores e patrocinadores, em que o principal objetivo é a divulgação multimarcas e a divisão dos custos de produção e promoção do evento. 


Assim, o evento é um instrumento de marketing do empreendedor/patrocinador quando satisfaz as seguintes condições:

• atinge o público-alvo desejado;
• divulga suas marcas;
• promove seus produtos/serviços;
• potencializa suas vendas;
• contribui para a expansão e a conquista de novos mercados.

O Marketing e o evento
O marketing é a função dentro de uma empresa que identifica as necessidades e os desejos do consumidor, determina quais os mercados-alvo que a organização pode servir melhor e planeja produtos, serviços e programas adequados a esses mercados. No entanto, o marketing é muito mais do que uma função isolada - é uma filosofia que orienta toda a organização. Dessa forma, a meta do marketing é satisfazer o cliente lucrativamente, criando relação de valor com clientes importantes.
A utilização do evento como instrumento eficaz no planejamento de marketing de uma empresa será alcançado se ele tiver objetivos que sejam adequados e apropriados à natureza, necessidades e circunstâncias da empresa, atingíveis dentro das limitações de recursos disponíveis e do ambiente de marketing, e que sejam mensuráveis.

CONCEITO DO EVENTO

Muito mais que um acontecimento de sucesso, festa, linguagem de comunicação, atividade de relações públicas ou mesmo estratégia de marketing, o evento é a soma de esforços e ações planejadas com o objetivo de alcançar resultados definidos junto ao seu público-alvo.

Outras definições de eventos podem ser consideradas:

• conjunto de ações profissionais desenvolvidas com o objetivo de atingir resultados qualificados e quantificados junto ao público-alvo;
• conjunto de atividades profissionais desenvolvidas com o objetivo de alcançar o seu público-alvo por meio de lançamento de produtos, da apresentação de pessoas, empresas ou entidades, visando estabelecer o seu conceito ou recuperar a sua imagem;
• realização de ato comemorativo, com ou sem finalidade mercadológica, visando apresentar, conquistar ou recuperar seu público-alvo;
• ação profissional que envolve pesquisa, planejamento, organização, coordenação, controle e implantação de um projeto, visando atingir o seu público-alvo com medidas concretas e resultados projetados.

Nesse contexto de autonomia empresarial, o evento apresenta várias concepções que podem ser assim entendidas:

• quando representa a sua própria atividade comercial de cujo resultados a empresa depende para sobreviver e crescer no mercado. São eventos realizados pelas inúmeras empresas organizadoras que existem no mercado;
• como subproduto, ou seja, serve de apoio para comercializar ou divulgar os seus principais produtos ou atingir objetivos mercadológicos, que podem ser externos ou internos;
• quando os hotéis se utilizam da realização de eventos internos como uma das formas de garantir hospedagem, freqüência nos restaurantes, boates, entre outros;
• para angariar fundos, difundir atividades sociais, conhecimentos científicos, entre outros;
• como forma institucional: criando ou mantendo imagem positiva da empresa junto a vários públicos.

Fica claro, no entanto, que o produto somente deverá existir quando vier a satisfazer a necessidade de determinado público.

INTRODUÇÃO

Trataremos o universo dos eventos de forma abrangente, analisando todos os aspectos de interesse do setor de promoção e organização de eventos. Estudando os aspectos dos eventos sob a ótica do marketing, analisando a comunicação dirigida a segmentos específicos do mercado, discorrendo sobre a classificação de eventos de forma diferenciada e assim, melhor tipificando as suas fases de concepção, planejamento, organização, operacionalização e finalização.
O entendimento desse processo de especialização, principalmente do trabalho, resgata elementos fundamentais para a compreensão do poder do marketing e da comunicação, do papel dos grupos sociais na vida das organizações, da pesquisa de opinião, da liderança e da motivação. Tais elementos deverão ser apresentados como fatores essenciais para a compreensão do alcance e dimensão que o evento deve ter no conjunto do marketing e do mix da comunicação.