RECEPTIVO NOS TRANSPORTES

As áreas que disponibilizam tais serviços irão variar de acordo com a capacidade de cada destinação e de sua potencialidade quanto à infra-estrutura. 
Os transportes disponibilizados para atendimento às demandas específicas dos eventos deverão apresentar, no mínimo, as seguintes condições:


- operar a relação distância/tempo otimizadamente;

- oferecer conforto e segurança;

- disponibilizar serviços diversos de atendimento;

- apresentar rotas freqüentes.


Em se tratando de eventos de um modo geral, observa-se que o meio de transporte mais utilizado para os deslocamentos de média e longa distância é o aéreo. É usual que a empresa organizadora de evento estabeleça contato com uma companhia aérea e negocie os benefícios para o evento e para os participantes, como:



- colaboração na distribuição da folheteria do evento;

- política de preço de tarifas com descontos especiais para a ocasião;

- cortesia de bilhetes aéreos para a comissão organizadora, palestrantes e patrocinadores;

- fornecimento de material de divulgação da empresa, rota e vôo.


Dessa forma, a companhia aérea eleita será denominada "transportadora oficial do evento".
Essa prática tem sido tão bem aceita e utilizada, que diversas companhias aéreas vêm implementando um departamento específico para atender eventos de toda magnetude, com recursos humanos especialmente treinados para atender à demanda desse segmento.
Essas atribuições poderão, igualmente, estar vinculadas a uma empresa de transporte rodoviário interestadual ou outro.
Em relação aos translados internos, convencionou-se escolher uma agência de viagens ou uma agência especializada em receptivo local, que será a responsável pelo deslocamento dos palestrantes e assistentes do local de hospedagem ao local do evento, e vice-versa. Normalmente as operadoras já oferecem pacotes fechados que incluem a hospedagem, o transporte externo e interno (translado) e algum roteiro de visitação ou lazer.
Outro serviço fundamental no recebimento de palestrantes e participantes (quando for o caso) é a recepção, propriamente dita, em seus pontos de desembarque e posterior embarque. Considerando que os convidados e palestrantes podem não conhecer a localidade ou a língua local, faz-se necessária a interveniência de recepcionistas no momento de sua chegada aos aeroportos, heliportos ou outro ponto de desembarque conhecido. As recepcionistas recebem tais pessoas, orienta-as nas questões que forem necessárias e as conduzem, via translado, aos hotéis anteriormente reservados. 
Para desenvolver esse trabalho, as recepcionistas deverão tomar algumas providências que garantam o sucesso do receptivo e, conseqüentemente, do evento como:



- portar crachá de identificação;

- dominar um número razoável de outros idiomas;

- portar identificação dos idiomas que dominam;

- portar informações de identificação do evento;

- portar informações de identificação com o nome do convidado, palestrante e lista de participantes;

- portar planilha com os números dos vôos desses convidados;

- portar telefone celular ou outro meio de comunicação rápida e eficiente;

- possuir a relação dos hotéis reservados pelos convidados e participantes;

- possuir lista de números de telefones de emergência e informações da cidade-sede do evento;

- portar nomes e telefones dos membros do staff organizador do evento;

- oferecer kit de boas-vindas aos convidados, palestrantes e visitantes, contendo mapa da    cidade, folheteria do evento, informações úteis, relação de atrações e outros.

Receptivo na hospedagem
O planejamento de hospedagem segue a seguinte ordem: Escolha dos hotéis - Os hotéis são previamente visitados e analisados pelos equipamentos e serviços oferecidos. Aqueles que apresentarem a estrutura mais adequada aos participantes com melhores tarifas serão eleitos para compor o pool de hotéis a serem ofertados no processo do evento.

Reserva ou bloqueio - No planejamento do evento, é estipulado o número potencial de participantes. Com essa expectativa em números, é possível reservar ou bloquear o número de apartamentos desejado nos hotéis previamente determinados, aguardando, apenas, que os participantes confirmem suas presenças. Como se trata de um valor numérico aproximado, é comum que alguns apartamentos não sejam ocupados. Para tanto, a organização do evento estipulará uma data-limite para a confirmação das reservas, liberando o hotel após este prazo.
Confirmação da reserva - Os participantes são informados pela folheteria do evento, por e-mail ou mesmo por telefone sobre os valores relativos ao custo das diárias dos hotéis selecionados e sobre sua estrutura de acomodação. Os preços normalmente apresentam diferencial para estudantes e não-estudantes, associados e não-associados da entidade promotora do evento, ou mesmo outro desconto relacionado com a atividade enfocada no evento. Com essas informações, também deve ser divulgada a data-limite para confirmação da reserva, procedimentos para a efetivação da mesma e as formas de pagamento oferecidas.  
Por ocasião da realização de eventos em geral, a agência de viagens estará oferecendo pacotes que apresentem diversas categorias de hotéis da localidade, possibilitando a participação de todos os profissionais, estudantes e interessados na temática daquele evento em especial. Esses pacotes deverão apresentar preços especiais, com descontos exclusivos que geralmente chegam a 50%. Em alguns casos, poderá estar incluso um jantar de recepção ou pequeno coquetel, normalmente oferecido pelo pool de hotéis envolvidos no evento.
Em ocasião de realização do evento, serão destacados profissionais dos hotéis para a realização do receptivo in-door. Cabe à organização do evento vistoriar tal serviço, garantindo a qualidade total do empreendimento. 

Esses recepcionistas internos deverão:

- receber cordialmente os visitantes, conduzindo-os ao check-in;

- conduzi-los aos aposentos reservados anteriormente;
resolver imprevistos;

- auxiliar nas demandas e solicitações desses hóspedes;

- resolver questões de transportes e reservas de translados para atividades turísticas;

- reservar e orientar os hóspedes nas atividades sociais e de lazer;

- coordenar os deslocamentos dos participantes e convidados para o local de realização do evento. 


Receptivo e agenciamento
A organização do evento poderá eleger e contratar os serviços de uma agência de viagem que possa operacionalizar os procedimentos de receptivo, deixando entretanto, que os participantes tenham a liberdade de optar individualmente por tais serviços.

A agência escolhida organizará a oferta de transporte, translado, hospedagem e atividades turísticas e sociais, de acordo com as características do evento e seu público-alvo. Normalmente seus preços são diferenciados e as formas de pagamento mais atraentes.
Todas essas medidas são tomadas obedecendo-se a um programa prévio de marketing e têm como finalidade principal a promoção e venda do evento.


Atividades sociais e turísticas
A programação social complementa o evento, sendo oferecida indiscriminadamente aos participantes, podendo estes aderirem ou não à programação. Normalmente é composta de eventos culturais e atividades sociais que acontecem em decorrência do evento principal ou em temporadas específicas. Roteiros de compras também podem ser programados  e são bastante procurados por turistas quando a cidade oferece tais serviços. A programação turística poderá ser  prevista na programação do evento, devendo, entretanto, ser opcional. A organização do evento deverá contatar agências de receptivo locais e procurar os melhores pacotes turísticos e preços. Essas atividades são caracterizadas pelos passeios na cidade (sight-seeing), conhecendo seus pontos de maior interesse, pelos passeios noturnos e suas atividades sociais (night-seeing) por passeios a localidades mais próximas com interesses turísticos (excursões), podendo haver ou não, o pernoite nessas últimas.